MÓDULO FINANCIERO

Concepto

Este módulo comprende las actividades referente a la programación, presupuestación, evaluación y control de las funciones sustantivas y adjetivas, así como la administración de los recursos financieros y económicos(2) y materiales utilizados en la ejecución de los programas a cargo de las diversas unidades orgánicas de las instituciones educativas.

También se incluyen las actividades de adquisiciones, almacén, control de inventarios de planta física y activo fijo, la contratación de servicios y arrendamientos, y el mantenimiento de equipos e instalaciones.

Resalta, por su importancia, el manejo y control de la información financiera contable al servicio de las necesidades internas y externas de la administración con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones administrativas internas de planeación y control, así como a la toma de decisiones.

Requerimientos institucionales

El desarrollo de las instituciones educativas exige que la planeación estratégica se realice de manera ordenada y racional a través de un sistema organizado que fije objetivos, determine estrategias, defina prioridades, establezca líneas de acción, asigne recursos, responsabilidades y tiempos de ejecución, coordine esfuerzos y evalúe resultados.

La actividad de planeación se refiere al diseño de instrumentos que una vez formalizados se constituyen en marcos de actuación obligatorios para las diversas unidades orgánicas, por lo que es importante que esta función se lleve a cabo de manera objetiva y participativa con los diversos actores involucrados en la integración de planes y programas.

Los diagnósticos y propósitos que se elaboren deben reflejar situaciones reales, para que las etapas de diseño de instrumentos sean acordes con las posibilidades de ejecución y no representen posibilidades ajenas a las capacidades de realización.

Además la planeación debe poseer la característica de la flexibilidad para hacer frente a situaciones imponderables, cuando las circunstancias lo ameriten.

En este sentido, se deberá elaborar el diseño conceptual de un sistema de planeación institucional, organizando en el mismo la forma en que se llevará a cabo una planeación estratégica y participativa de las acciones universitarias en todos los ámbitos, es decir, los sustantivos y apoyo administrativo a los mismos. Cada una de las unidades orgánicas estarán obligadas a aportar los datos necesarios, y que les correspondan informar de acuerdo con sus funciones, para que sea posible el diseño del plan y los programas que se deriven del mismo.

Se deberá asegurar la congruencia y coherencia entre el plan y los programas que presenten todas las unidades orgánicas, con el objetivo de no contravenir los principios y propósitos contenidos en el plan institucional.

Uno de los mecanismos más utilizados para poner en marcha lo referido anteriormente puede ser que la unidad encargada de la elaboración de dicho plan elabore y difunda manuales y guías técnicas de formulación de programas y proyectos, donde se establezcan de forma clara y sencilla los lineamientos útiles para retroalimentar su función planeadora y evaluadora de resultados.

La medición de los resultados de ejecución de programas a cargo de las unidades orgánicas se realizará a través de informes de avance de los mismos. Para ello, tendrá que establecerse un mecanismo de información mediante el cual se reporten los avances obtenidos y, en su caso, se determinen las medidas correctivas necesarias.

Dentro de los principales productos que se obtienen del funcionamiento de módulo financiero, y que derivan de planes y programas, se encuentra el presupuesto, el cual constituye a su vez, la materia prima para la operación de este módulo.(3)

En tal virtud, uno de los principales objetivos de esta función es organizar la administración de los recursos financieros de la institución para apoyar con oportunidad, calidad y suficiencia, la ejecución de los programas académicos, de investigación y de difusión de la cultura.

El cumplimiento del objetivo se expresa concretamente en la elaboración de los programas presupuestos de ingresos y egresos, donde detalladamente deben quedar establecidos, de acuerdo con los programas aprobados, el destino de los recursos por objeto del gasto , nivel y función, asi como el calendario de ejecución de los mismos.

El programa presupuesto de egreso anual deberá integrarse de manera institucional y por centro de costos a fin de facilitar el control y seguimiento en su ejecución. Dicha estructura presupuestal deberá organizarse de acuerdo con los principios señalados en el párrafo anterior.

Se deberán integrar manuales de presupuestación donde se establezcan las políticas de gasto universitario, así como los mecanismos de control y seguimiento en el ejercicio del presupuesto.

En este orden de ideas se requiere de la implantación de un sistema de programación y presupuestación que contenga los principios y elementos necesarios para que todas las acciones que se vayan a desarrollar queden contempladas en dicho sistema. La organización en primer término, deberá sujetarse a la normatividad federal y estatal relativa al presupuesto y gasto público en el sentido de que la estructura programática que se adopte debe coincidir plenamente con las fuentes de ingresos públicos, lo cual facilitará su control interno y externo.

El programa presupuesto anual debe elaborarse con la participación activa de todas las áreas de la institución, de tal forma que queden contempladas todas las necesidades principales. Para ello es preciso que previamente a este proceso las autoridades financieras den a conocer las políticas y procedimientos administrativos a los que se sujetará la elaboración de presupuestos.

La integración presupuestal deberá realizarse en forma centralizada con el objeto de aplicar el criterio de uniformidad en su conformación. El diseño habrá de señalar en forma clara los rubros de gastos de la manera mas adecuada para que una vez autorizado por el órgano administrativo o de gobierno que corresponda, se dé a conocer a cada área el total de recursos autorizados para cada ejercicio fiscal, así como el tiempo de ejecución de cada programa.

Aunado a lo anterior se diseñaran mecanismos de control interno para que con la oportunidad indispensable se reporten periódicamente la ejecución de los programas y presupuestos para evaluar los resultados presentados y en caso de ser necesario aplicar las medidas correctivas que se requieran.

Es importante mencionar que la instrumentación del sistema de programación y presupuestación referido, requiere de un ajuste en las funciones de registro y control del ejercicio, por lo que la forma de contabilizar las operaciones deberá adecuarse a la forma de programar y presupuestar.

Para el funcionamiento sistemático de este módulo, cabe señalar como un componente importante el modelo de contabilidad estandarizado conocido como contabilidad de fondos, el cual constituye el marco de referencia para la realización de la aplicación del propio modelo adecuado a las particularidades que presenta la función operativa en el ámbito de cada institución. Lo anterior requiere de un adecuado sistema de información para el registro de las operaciones contables, la definición de métodos de trabajo mas eficientes para organizar la función contable y la capacidad técnica del personal encargado de operar y desarrollar el subsistema financiero contable.

Bajo este contexto, para que la información financiera sea útil, es necesario que el contenido que pretende comunicar sea relevante, significativo, cierto, y a la vez comparable, y que reúna principalmente las características de utilidad(4) y confiabilidad (5).

La readecuación de la información financiera, tendiente a mejorar la administración de los recursos, es un proceso de cambio que requiere la voluntad y participación activa de todas las áreas involucradas, desarrollándose bajo la filosofía de la comunicación integral, es decir, debe existir una interacción sumamente estrecha entre las instancias administrativas que lo conforman: contabilidad, adquisiciones, almacén, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ingresos, egresos y cuentas por comprobar.

En lo que se refiere al control interno en la gestión del presupuesto, deberán expedirse claramente las normas y procedimientos para su elaboración y ejecución, ya que de ello depende la eficiencia en la sistematización de la función financiera.

En relación con los recursos materiales se requiere del establecimiento de una política de administración de recursos materiales manejada centralizadamente(6), con el objetivo de conocer el valor de la inversión en activos de consumo y fijos con que cuenta la universidad. Se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones en su determinación:

• Regular su ingreso por compra, equipamiento, donación, transferencia, permuta, dación en pago y almacenamiento; para el almacenamiento y la toma de inventarios, para el registro y control de bienes inmuebles; para la afectación, baja y destino final de bienes muebles.
• De igual forma se debe regular la baja de bienes muebles por inutilidad o inaplicación en el servicio; para la baja de bienes muebles por robo, extravío o accidente.
• Asimismo, es necesario definir los lineamientos para llevar a cabo el mantenimiento de equipos e instalaciones y para la contratación de servicios y arrendamientos.

Como en el caso del módulo de recursos humanos la fase de aplicación de esta normatividad podrá realizarse de forma desconcentrada, por lo que el área responsable deberá funcionar como la unidad administrativa normativa y concentradora de la información correspondiente a fin de llevar un solo registro. Además de supervisar y evaluar el desempeño y los resultados que presenten las demás áreas de la institución.

Todas las operaciones que se realicen en este módulo deberán aplicarse a los centros de costos que previamente se hayan establecido para que los registros de contabilidad de fondos consideren los valores unitarios de cada uno de ellos.

Para coordinar las compras y vigilar el estricto cumplimiento de la normatividad aplicable deberá constituirse un comité de adquisiciones que sea capaz de definir normas y procedimientos para las compras y que garantice que las mismas se realicen en las mejores condiciones de oportunidad técnica y económica a fin de asegurar la mas alta calidad en los artículos que se compran o la calidad de los servicios que se contratan, de acuerdo con la disponibilidad de recursos financieros de que se disponga.

El comité de adquisiciones tendrá como función principal, de acuerdo con las prioridades que se establezcan, realizar los actos de adjudicación de contratos a los proveedores que ofrezcan las mejores propuestas técnicas y económicas. Deberá estar integrado por los usuarios directamente involucrados en cada caso concreto para que sus funciones sean acordes con los planteamientos programáticos de las diversas áreas.

La adquisición de bienes y la contratación de servicios es una función administrativa que requiere una programación eficiente en su ejecución, debido al involucramiento de los recursos financieros que se destinan, por lo que es indispensable establecer la técnica de presupuestos por programas para que las compras se lleven a cabo de una manera más racional. En esta labor deben estar involucradas todas las áreas de la institución, ya que de ello depende la eficiencia y la eficacia de las mismas.

Para el registro y control de los bienes adquiridos y existentes es necesaria la elaboración de un catalogo de todos los activos fijos que actualmente administra la universidad, el cual podría diseñarse de acuerdo con el tipo de bien del que se trate, estableciendo una clasificación global a fin de identificarlos según su uso.

Una vez catalogados todos los bienes, se requiere establecer un procedimiento de manejo y control de bienes, por lo que se deberá llevar a cabo un inventario pormenorizado de todos los activos fijos con que cuenta cada una de las áreas que conforman la universidad, estableciendo resguardos de los mismos, a fin de controlar su existencia y rotación.

Para administrar adecuadamente los activos fijos deberán designarse titulares de los centros de costos con una responsabilidad directa del usuario, identificados con anticipación para organizar un sistema computarizado de resguardo que asignará la responsabilidad en la custodia de los bienes. Cada centro de costos está obligado a cumplir con los procedimientos administrativos en su manejo, por lo que deberán reportarse oportunamente los cambios que se presenten.

Cuando se trate de bienes de activo fijo de reciente adquisición se efectuará una entrada a almacén y el departamento responsable del control de inventarios tendrá que identificarlos y plaquearlos para que de origen queden debidamente registrados. En ese momento será necesario elaborar los resguardos correspondientes y se integran a la base de datos que conforman el inventario de la institución.

Respecto al almacén, se requiere el establecimiento de un sistema de kardex de los artículos que se resguardan en las bodegas en el cual habrá de designársele una clave de identificación, una descripción del bien, su fecha de ingreso al almacén, la existencia actual, su costo unitario, fecha de la última salida y el valor de la existencia actual.

Cabe señalar que se requiere el sistema de kardex, ya que por el almacén tiene que pasar todos los bienes que se adquieran. Sus movimientos de entrada y salida se deben realizar a través de vales de almacén donde queden expresados todos los datos referentes a los bienes que se entreguen a los usuarios, además de quedar asentados el número o clave del centro de costos al que se refiera, así como el nombre del responsable del almacén, el nombre del usuario que recibe el bien y el nombre del titular de encargado del almacén.

Todos los movimientos mensuales del almacén deberán ser reportados en forma mensual al departamento de contabilidad a fin de que se lleven a cabo los registros contables que se requieran.

Asimismo al concluir el ejercicio fiscal deberá llevarse a cabo un inventario de las existencias en el almacén, cuyos resultados deberán ser informados al Departamento de Contabilidad para la realización de los cierres correspondientes.

Todas las actividades relacionadas con la administración de recursos materiales deberán quedar debidamente documentadas con el propósito de facilitar su revisión periódicamente. Sobre todo la relativa a contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de serivicios e inventarios de activo fijo y de bienes de consumo.

Productos

De dichos procesos se obtienen varios tipos de documentos que habrán de normarse y estandarizarse. Los principales son:

• El plan institucional de desarrollo.
• Los lineamientos de política de ejecución de planes, programas y proyectos.
• Los programas de desarrollo derivados del plan.
• El mecanismo de evaluación y seguimiento en la ejecución del plan y de los programas.
• Los indicadores y estándares de calidad instrumentados en cada tipo de operación que se pretenda medir.
• Los presupuestos de ingresos y egresos anuales.
• Los mecanismos de control presupuestal en el ejercicio del gasto.
• El componente de contabilidad de fondos y registro de operaciones(7).
• Políticas de adquisiciones.
• Bases de licitaciones (de acuerdo con la ley de administración pública en sus distintas modalidades).
• Contratos de adquisiciones, arrendamiento y de servicios.
• Cuadro de cotizaciones.
• Orden de compra.
• Inventarios de activo fijo.
• Resguardos personalizados.
• Inventarios de existencias de almacén.
• Programas de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipo.
• Registro de operaciones con aplicación del componente contabilidad de fondos.

(2) Como se señala dentro del marco conceptual se tomará como eje nodal la adopción de un modelo de contabilidad matricial, adaptado a las necesidades especificas de cada institución.
(3) El presupuesto por programas tiene una estrecha relación con el plan, ya que representa, en términos económicos, el costo financiero de los programas.
(4) Es la calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La utilidad de esta información está en función de su contenido informativo (valor intrínseco que posee dicha información basada en significación, relevación, veracidad y compatibilidad) y de su oportunidad.
(5) Característica de la información contable por la que el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ella. La confianza que el usuario de la información contable le otorga requiere que la operación del sistema sea estable, objetiva y verificable.
(6) En el caso de las adquisiciones, las decisiones se tomarán colegiadamente a través de un comité integrado, entre otros, por el usuario o solicitudes de servicio, la contraloría interna, un miembro del consejo universitario del área administrativa, y el que adquiere el bien o servicio y el área jurídica.
(7) Entre los principales objetivos de la contabilidad dentro de una institución de educación se encuentran:

• Proveer información para la planeación y la elaboración del presupuesto, instrumentos a través de los cuales se espera que el uso de los recursos disponibles sea más eficiente.
• Proporcionar información financiera para el control de las operaciones institucionales a diferentes niveles.
• Proporcionar información para la salvaguarda y control de los activos.
• Proporcionar información para la asignación de los recursos.
• Proporcionar información para la evaluación financiera de las operaciones. Cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados.